Dies ist nur die E-Rechnungs-Test-Version. Hier einlangende Rechnungen werden nicht verarbeitet und daher auch nicht bezahlt

Auftragsreferenz des Bundes

Die Auftragsreferenz ist die technische Rechnungsadresse und daher ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens E-RECHNUNG.GV.AT. Mit der Auftragsreferenz werden die Zuordnung zum richtigen Empfänger und die Verarbeitung der einlangenden e-Rechnung im Auftraggeber-System gesteuert.

Die Auftragsreferenz wird ausschließlich von der beauftragenden Stelle bekanntgegeben (der E-RECHNUNG.GV.AT-Support sowie die USP-Hotline können dazu keine Auskunft geben) und kann sich wie folgt zusammensetzen:

  • 10stelliger numerischer Wert, z.B. 4700000001 (Bestellnummer aus dem HV-System des Bundes)
    • Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten
    • Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben
    • Mit der Bestellnummer wird die e-Rechnung im Auftraggeber-System automatisch direkt der Bestellung und somit der bestellenden Organisation zugeordnet und ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt
  • 10stelliger numerischer Wert mit zusätzlicher Einkäufergruppe (EKG), z.B. 4700000001:Z01 (Bestellnummer aus dem HV-System:Einkäufergruppe). Diese Variante ist hauptsächlich im Zusammenhang mit Sammelrechnungen relevant (die aber von E-RECHNUNG.GV.AT noch nicht unterstützt werden).
    • Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten
    • Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben
    • Mit der Bestellnummer wird die e-Rechnung im Auftraggeber-System automatisch direkt der Bestellung und somit der bestellenden Organisation zugeordnet und ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt
  • 3stelliger alphanumerischer Wert, z.B. Z01 (Einkäufergruppe)
    • Die EKG ist die kleinste organisatorische, finanzielle Einheit im HV-System
    • Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden
    • Mit der EKG wird die e-Rechnung im HV-System automatisch der bestellenden Organisation zugordnet und ein teilweise vorerfasster Rechnungsbeleg erzeugt
  • 3stelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher interner Referenz, z.B. Z01:111599-0099-V-3-2099 (Einkäufergruppe:interne Referenz)
    • Die EKG und die interne Referenz sind unbedingt durch einen Doppelpunkt ohne Leerzeichen zu trennen
    • Die interne Referenz kann z.B. eine Aktenzahl, eine Vertragsnummer aber auch eine Bestellnummer (in diesem Fall wird die Rechnung jedoch nicht automatisch auf die Bestellung bezogen) sein
    • Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden
    • Die automatische Zuordnung der e-Rechnung im HV-System erfolgt mittels der EKG
    • Die interne Referenz dient dem Sachbearbeiter der beauftragenden Stelle für die Zuordnung der e-Rechnung zur Beauftragung. Diese darf eine Länge von 50 Zeichen nicht überschreiten.